Software ERP ProShop DME optimiza las operaciones de taller

El taller metalmecánico 3D Industries tiene una “atención fanática al detalle”. Así lo dice el gerente de operaciones Matt Rodde, quien afirma que esta atención, así como la integridad del taller de máquinas CNC de precisión que trabaja junto con los clientes, lo mantienen en funcionamiento sin problemas. Esto no es un detalle menor cuando el taller está equipado con dos máquinas electroerosionadoras, varias fresadoras y tornos CNC de tres, cuatro y cinco ejes; máquinas de torneado suizas; máquinas de grabado y rectificado; un centro de inspección de piezas CMM, y colectores de polvo y partículas para mantener un clima controlado. Realizar un seguimiento de toda la operación es responsabilidad de los 17 empleados en cuatro departamentos, más un área de calidad independiente. Es imperativo que estén todos alineados.

Gestión de la información

El sistema de software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) siempre fue un pilar del proceso del taller de Bensenville, Illinois, pero el que estaba en marcha no satisfacía sus necesidades. Según Rodde, todo el mundo dudaba al abordar la enormidad de los detalles. “El proceso de análisis requerido para hacerlo iba más allá de la medida razonable”, dice, e indica que las herramientas disponibles en el software no podían administrar la cantidad de información que pasaba por el taller con “el cuidado y la dedicación que necesitábamos”.

Un taller puede caer en el caos cuando, operacionalmente, pocas personas están alineadas

Para combatir esto introdujo una iniciativa llamada Logos, al considerar que la manera óptima de combatir el caos y la confusión es con lógica.

“La naturaleza inherente de un taller es el caos y la confusión ―dice Gawlik―. Yo lo llamo un barco pirata. Dirigí un barco pirata durante mucho tiempo y es divertido y emocionante, pero no escalable. Queríamos cambiar a un sistema más organizado y basado en reglas”. Esto llevó a Gawlik a considerar seriamente el concepto de integración de un ecosistema de manufactura digital (DME) en 3D Industries.

Los beneficios del software especializado

Gawlik oyó hablar de un programa de software ERP/DME que, supuestamente, se adaptaba a los talleres de máquinas y herramientas, pero se mostró escéptico. Sin embargo, este nuevo software era diferente, y los representantes, incluido el cofundador de la compañía, Paul van Metre, visitaron 3D Industries in situ y realizaron demostraciones para educar a los empleados en el sistema.

Gawlik y Rodde se convencieron de que ProShop se centraba específicamente en las necesidades de los talleres de trabajo (después de todo, fue desarrollado originalmente como un sistema completo ERP/QMS/MES para el propio taller de Van Metre). Implementaron el sistema basado en la web en enero de 2017.

Uno de los primeros problemas que abordaron fue la programación. “Usábamos nuestro software ERP para cotizar e inventariar, y funcionaba bien, pero simplemente no podíamos hacer la programación y la presentación de informes de mercancías de manera efectiva”, explica Gawlik. El diseño del antiguo sistema dificultaba que el equipo recopilara datos críticos de manera efectiva y los pusiera en los “bolsillos” adecuados para generar informes que realmente pudieran usar.

“La programación y la presentación de informes son las claves para hacer todo lo demás bien”, dice Gawlik. Con la mayoría del trabajo de mecanizado de precisión de 3D Industries destinado a los clientes de las industrias aeroespacial, militar, de defensa y del espacio exterior, la correcta generación de informes es crucial para cumplir con la gran cantidad de especificaciones y regulaciones requeridas por estos clientes. También resulta fundamental para los negocios. “ProShop es como una mezcla de pasteles en caja ―dice Gawlik―. Los principales ingredientes estructurales ya están ahí, por lo que si sigue las instrucciones y agrega los detalles específicos de su trabajo, es automáticamente compatible con la AS9100. El software te prepara para el éxito”.

El ProShop DME consta de un conjunto de módulos en tres áreas –ERP, QMS y MES– que cubren todo, desde la programación hasta las cotizaciones y la gestión de herramientas de corte, con la mayoría de las funciones interconectadas en los diferentes módulos. Los miembros del equipo pueden usar paneles y plantillas en el módulo ERP tan pronto como lleguen las solicitudes de presupuesto de los clientes (RFQ), lo que le permite a Rodde crear las estimaciones de costos de fabricación de piezas. Luego delega las responsabilidades dentro de cada estimación.

“Nuestros empleados tienen sus propios deberes específicos ―explica―. Los llamamos carriles, y mantenemos cada coche en su propio carril. Las personas no se superponen entre sí ni se interponen en el camino del otro, y pueden ser responsables”. Organizacionalmente, el software está destinado a ayudar a mantener a todos enfocados en sus tareas particulares.

Hacer que los procesos sean más sencillos

Una vez que Rodde crea el presupuesto, y la orden de compra del cliente llega a través del sistema DME, el software genera automáticamente las órdenes de trabajo y envía mensajes a las personas que trabajan en ese proyecto en particular. Cuando se convoca una reunión de inicio, solo los involucrados en ese trabajo están sentados alrededor de la mesa. “Se ha eliminado una gran cantidad de posibles errores por adelantado ―señala Rodde―. Me permite identificar los carriles dentro del sistema para que la gente pueda ver exactamente lo que necesita ver. Nos facilita compartimentar adecuadamente”.

El sistema refleja con exactitud lo que se discutió en la reunión y proporciona una representación visual de las prioridades y los plazos. “Hemos creado consultas para los chicos que ponen en cola solo su programación CNC o EDM y sus operaciones de manufactura para todo, desde la primera operación de fabricación de la que son responsables hasta la última, y priorizamos las operaciones en el orden en que necesitan que sucedan”, dice Rodde. El software, incluso, factoriza procesos externos como el acabado o desbarbado en los pasos operativos, mientras que sus módulos MES mantienen las piezas, órdenes de trabajo, herramientas, accesorios y medidores, organizados y actualizados.

Los empleados, que ahora pueden estar al tanto de sus áreas particulares de especialización, ahorran tiempo y costos a largo plazo. Además, el servicio de mensajería interna del software prácticamente ha eliminado la comunicación interna por correo electrónico, y en su lugar se reciben comentarios a través del sistema automatizado. Esto le permite a 3D Industries abordar y resolver problemas más rápidamente porque todos están actualizados con la última información.

“Cada semana revisamos una ‘lista de problemas’. Cuando nos cambiamos a ProShop tuvimos todos estos problemas molestos. Cada persona traía de cinco a siete ítems por semana, y no podíamos resolverlos todos”, recuerda Gawlik, y señala que los únicos problemas que el equipo trata hoy involucran el crecimiento. “No teníamos problemas que abordar desde el pasado, así que fue como llegar finalmente a la cima de una montaña. Le damos el crédito al DME y a la cooperación de nuestro personal para alinearse con él. Prepara a todo el mundo para el éxito al automatizar todo”.

“ProShop nos permite mantener los datos visibles y por adelantado para que todo el mundo esté actualizado. Así somos capaces de manejar la complejidad de lo que hacemos.”

3D Industries ahora puede clasificar su enorme cantidad y diversidad de datos de manufactura en piezas “digeribles”, dirigidas a áreas específicas de la operación. El personal técnico revisa la información técnica, las personas administrativas revisan los datos administrativos, etc.

“Matt Gawlik ha puesto en marcha una práctica de luces brillantes en todas las esquinas ―dice Rodde―. ProShop nos permite mantener todos los datos visibles y por adelantado para que todo el mundo esté alineado y actualizado con la misma información. Así es como somos capaces de manejar la complejidad de lo que hacemos”.

La implementación del sistema DME también le ha proporcionado a 3D Industries una imagen clara de sus costos de herramientas. “Hice un análisis mediante un estudio publicado por Sandvik Coromant, que detallaba las razones por las que las herramientas no deberían contabilizar más del 3 % de los costos que entran en la operación. Se basaba en entornos de producción con lotes más grandes que los nuestros. En ese momento teníamos valores en algún lugar alrededor del 28 %. Ahora estamos a un promedio del 13 %”, dice Rodde, quien acredita esta caída al hecho de que su taller ahora sabe qué herramientas tiene en la biblioteca, qué equipo se utiliza con qué herramientas y por qué se utiliza esa herramienta.

Una relación gana-gana

Gawlik y Rodde sabían cómo implementar estas diversas estrategias de insumos, pero carecían de la infraestructura para hacerlo. “Es brutalmente complicado, y los muchachos de ProShop ya lo descubrieron y lo construyeron ―dice Rodde―. Era como si tuviéramos las piezas del rompecabezas y probablemente pudiéramos averiguar cómo juntarlas todas con el tiempo, pero luego ProShop vino y armó todas esas piezas juntas para nosotros, brillante, correcta y rápidamente”.

Una vez adoptado el sistema, tomó solo un mes poner a todos en marcha en el nivel básico. “Cambió todo el contexto de operación. Fue un momento crucial para nuestro taller en su conjunto y nos permitió sentirnos lo suficientemente seguros como para hacer la transición”, dice Rodde.

Aunque ProShop puede coordinarse con software de socios y programas basados en la web, como el software CAD/CAM Mastercam, Net-Inspect, Sage 50 accounting e Intuit QuickBooks, el equipo de 3D Industries ha sido capaz de gestionar casi todo en ProShop. Por ejemplo, ha integrado sin problemas el software de manufactura de calidad HighQA Inspection Manager en el sistema, que proporciona la capacidad de automatizar el proceso de identificación y dimensionamiento, lo que Rodde describe como otro “trabajo de entrada de datos que consume mucho tiempo”.

Gawlik señala que se ha convertido en propietario de un taller más seguro con la implementación del ProShop. “Cuando se utiliza un sistema como ProShop se tienen datos, por lo que se elimina el factor opinión de muchas áreas ―dice―. Eliminas el ego, que es realmente la clave. Me dio confianza, como propietario de un negocio, en que puedo crear algo escalable de nuevo, no solo un barco pirata de un sistema”.