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03/09/2018 | 6 MINUTOS DE LECTURA

Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) basado en la nube que consolida cotizaciones y permite la gestión a través de dispositivos móviles

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El software de planificación de recursos empresariales basado en la nube, E2 Shop Shoptech, mejoró el proceso de cotizaciones en un taller de mecanizado de Ohio, permitiendo la gestión desde fuera.

 

La máquina-herramienta es el corazón de un taller, pero mientras que un corazón que late puede mantener la respiración del cuerpo, se necesita un cerebro para realizar cualquier trabajo. El software de planificación de recursos empresariales (ERP)  le proporciona a un taller el sistema nervioso interconectado que le permite organizar y planificar su negocio de manera efectiva. Con la llegada de la tecnología en la nube, incluso se puede mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de un gerente a través del acceso móvil a los datos del taller. Utilizando el software ERP basado en la nube, de Shoptech Software Corp., un taller pudo consolidar sus sistemas de gestión en una única plataforma que el gerente puede operar desde su teléfono móvil.

Cuando dos ingenieros se independizaron en 1998, fundaron X-Mil Inc. en Mt. Orab, Ohio. Ahora dirigida por Erica Carpenter, la hija de uno de los cofundadores, X-Mil es un taller especializado en torneado, fresado, soldadura y montaje. La compañía ha crecido hasta convertirse en un taller de mecanizado productivo con 18 empleados y más de una docena de centros de torneado y fresado, que realizan trabajos para la industria aeroespacial, de petróleo y de carbón. Incluso mecaniza y ensambla completamente sistemas de freno para montaña rusa. Sin embargo, cuando Carpenter asumió su actual posición, reconoció serias ineficiencias en el proceso.

Durante años, el taller empleó software de contabilidad para realizar el seguimiento de su negocio, pero existen limitaciones para ese software cuando se trata de operar un taller metalmecánico. Carpenter pronto descubrió que no hacía nada para ayudar con la programación o la estimación de los costos del trabajo. Si bien las finanzas de la compañía eran accesibles, los precios de los materiales, los tiempos de los husillos, el uso de la máquina y los tiempos de ruta se archivaban físicamente en copias impresas. Los nuevos pedidos implicaban un procedimiento complicado para obtener estimaciones de los operadores, ponerse en contacto con proveedores de materiales y realizar cálculos para desarrollar una estimación, lo que podría tardar una hora y retrasar el resto de su trabajo. Además, el proceso de varios pasos significaba que había muchos puntos en los que una parte de los datos incompletos podía desviar significativamente la cotización. Esto la hacía consumirse su trabajo, lo que con frecuencia le causaba más horas y pasaba más tiempo lejos de su familia, una realidad dolorosa para muchos propietarios de talleres. Buscó una solución en todas partes, sin saber que finalmente la encontraría en la nube.

En 2010, Carpenter consideró el software E2 ERP de Shoptech, que integra varios aspectos de la gestión empresarial en una única plataforma. En un taller metalmecánico, esto incluye módulos para contabilidad, estimación, programación, datos de la máquina y más. Esperando recortar algo del tiempo fuera del proceso con una simple conversión de su software de contabilidad, el E2 cumplía con todos los puntos en su check list. Lo primero que la atrajo del software fue su interfaz de usuario simple. “Todo está justo donde esperarías que estuviera”, dice ella. “Es fácil de navegar”. La información contable se transfirió fácilmente al nuevo sistema, y ​​ella pudo integrar el módulo de control de calidad con los nuevos sistemas de contabilidad y recolección de datos.

Carpenter notó mejoras rápidamente. Tener los sistemas de enrutamiento y programación conectados a su plataforma de contabilidad le permitió a X-Mil brindar cotizaciones más eficientes, ya que podía ver el tiempo, el espacio de la máquina, el enrutamiento y el costo del material para cualquier trabajo con solo un clic. Los operarios podían actualizar el sistema con el estado de cada pieza y cada máquina, por lo que el sistema tenía constantemente información actualizada. Cuando un trabajo requiere materiales especializados o artículos que necesitan ser fabricados fuera del sitio, el software alerta a los usuarios sobre los pedidos que deben realizarse para evitar retraso en los trabajos debido a los tiempos de transporte. El sistema ha demostrado ser especialmente útil para trabajos que requieren atención inmediata, ya que Carpenter puede identificar rápidamente el espacio disponible de la máquina, saber cuánto tiempo tomará establecer y alertar a su equipo sobre los cambios. El largo proceso de cotización se redujo a cuestión de minutos, dejando a Carpenter libre para concentrarse en el resto de sus funciones.

Dicho esto, el sistema requería que el taller comprara y mantuviera servidores en sitio, lo que puede ser un gasto considerable, especialmente para operaciones pequeñas. En el caso de Carpenter, el costo de respaldar los datos lo complicaba. “Una vez fui al taller a las 2 a.m. pensando que había olvidado hacer una copia de seguridad de los datos del día anterior”, dice Carpenter. “Me preocupaba que un incendio o una descarga eléctrica me costara miles de dólares en datos”. Aunque el software ERP había simplificado la administración de su taller, administrar su software de administración de datos siguió siendo una fuente de estrés que la distrajo y disminuyó su valioso tiempo fuera desde la oficina. Afortunadamente, Shoptech tuvo la solución.

X-Mil recientemente se convirtió en uno de los primeros en adoptar el sistema E2 Shop ERP de Shoptech basado en la nube. Como resultado, los servidores en sitio ya no son necesarios. Ahora, todos los datos ERP se cargan automáticamente en un sistema de almacenamiento en línea protegido por la firma de seguridad informática Rackspace, sin necesidad de realizar copias de seguridad. “La seguridad de los datos de nuestros clientes es nuestra mayor preocupación”, dice el gerente de marketing de Shoptech, Derrick Lambdin. “Es por eso que trabajamos con una firma de seguridad que tiene un historial impecable y una década de experiencia”. Conectar a los empleados y las máquinas al sistema implicaba simplemente comprar algunos iPads e instalar la aplicación E2 Shop en ellos. Los operarios introducen información en las tablet, y  Carpenter puede utilizar esa información en tiempo real para administrar el taller.

El E2 Shop también le permitió a X-Mil recortar ineficiencias durante múltiples etapas de producción. Para empezar, proporcionaba una forma útil de mantener actualizados los cronogramas y los informes. “Un cronograma está desactualizado en el momento en que se imprime”, dice Carpenter. “Teníamos que imprimir informes constantemente, pero ahora los nuevos informes van automáticamente a los iPads en el taller”. Esto incluye archivos CAD actualizados. Con informes constantemente actualizados, las reuniones diarias de la compañía, que sacaban a los operadores del taller durante una hora y media, se han disminuido a 15 minutos con solo dos personas. Solo esto le ahorró al taller horas cada semana. Además, como un programa basado en la nube, Carpenter puede acceder al software ERP desde una aplicación en su teléfono móvil.

Como gerente de un taller pequeño, Carpenter tiene muchos “sombreros” puestos: contabilidad, informática y recursos humanos. Con una hija pequeña, ella también tiene una familia para administrar. “Vi a mi padre pasar largas horas en el taller, incluso durmiendo allá algunas noches”, explica. “El ERP basado en la nube significa que soy igual de eficaz en la gestión del taller, ya sea en el sitio o en otro lugar”. Con el E2 Shop, Carpenter pudo imponer la estructura en el caos de un taller metalmecánico y reaccionar de manera fluida a las muchas exigencias de sus muchos roles desde cualquier lugar, dentro o fuera de la oficina.

El sistema basado en navegador también elimina la necesidad de retrasar el trabajo mientras se instalan las actualizaciones, y todas las preocupaciones de IT son manejadas por Shoptech. Elimina el peligro de corrupción de datos en los servidores en sitio, y permite el monitoreo móvil de datos de la máquina desde teléfonos y otros dispositivos, permitiéndole a la Sra. Carpenter realizar viajes con su familia mientras permanece en contacto con el taller. “Nunca regresaría al pasado antes de la nube”, dice ella. Finalmente, ha encontrado un equilibrio que la ayuda a disfrutar de la vida que ha trabajado para construir. Para ella, tener los datos a mano en todo momento trae paz mental.

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